Reuniões empresariais são parte integrante da rotina de qualquer organização, mas muitas vezes podem se tornar demoradas, improdutivas e consumir um tempo valioso. No entanto, com a aplicação das metodologias ágeis como Kanban e Scrum, é possível otimizar o tempo gasto em reuniões, tornando-as mais eficientes, focadas e produtivas.

Mas o que é Kanban e Scrum?

Em resumo, o Kanban se concentra na visualização e otimização do fluxo de trabalho, enquanto o Scrum enfatiza a entrega incremental de valor e a colaboração intensa entre as equipes. Ambas as metodologias são abordagens de gerenciamento de projetos que são amplamente adotados em diversas organizações, estes são flexíveis, adaptáveis e promovem a melhoria contínua dos processos.

Kanban - Visualize e planeje sua reunião

 Definição clara de objetivos: Antes da reunião, utilize um quadro Kanban para listar os objetivos e tópicos a serem abordados. Isso permite que todos os participantes estejam cientes dos assuntos a serem discutidos e evita desvios desnecessários.

Priorização de tarefas: Ao utilizar colunas no quadro Kanban, você pode priorizar as tarefas e itens a serem discutidos na reunião. Isso ajuda a focar no que é mais importante, evitando perda de tempo em assuntos menos relevantes.

 Tempo limitado por tarefa: Defina limites de tempo para cada item no quadro Kanban. Isso incentiva a disciplina e mantém as discussões dentro de um tempo razoável, evitando prolongamentos desnecessários.

 Scrum - Organização e ritmo nas reuniões

Reuniões curtas e regulares: Este conceito de "Daily Stand-up" (ou levantamento diário) do Scrum visa realizar reuniões curtas e frequentes, com uma pauta clara e objetiva. Reuniões longas e cansativas devem ser evitadas, focando em atualizações rápidas de status e impedimentos. Algumas organizações realizam essas reuniões de pé buscando ainda mais eficiência e agilidade.

Responsabilidades claras:  Aplique os princípios do Scrum ao atribuir papéis específicos para cada participante da reunião. Tenha um facilitador para conduzir o encontro, um timekeeper para monitorar o tempo e um registrador para fazer anotações. Isso mantém a reunião organizada e evita sobreposições de funções.

Feedback rápido e ação imediata: Aproveite o momento da reunião para colher feedback dos participantes e tomar decisões rápidas.

 Utilize quadros Kanban para registrar ações a serem tomadas e responsáveis por cada uma delas. Isso garante que as discussões resultem em ações concretas e impulsionem o progresso.

Ao aplicar as metodologias Kanban e Scrum em reuniões empresariais, é possível otimizar o tempo e tornar esses encontros mais produtivos e eficientes. O Kanban ajuda a visualizar e planejar a reunião, definindo objetivos claros e prioridades, enquanto o Scrum traz organização, ritmo e ação imediata. O time obtém resultados mais efetivos e impulsionam o progresso dos projetos. Na era em que vivemos não nos cabe mais permitir que as reuniões sejam meros eventos de discussão sem fim. Ao implementar essas abordagens ágeis, a equipe maximiza o tempo gasto em reuniões e tempo hoje é a nossa moeda mais valiosa.